Modal AI integriert spezialisierte KI-Mitarbeiter in Ihre bestehenden Geschäftsprozesse. Sie übernehmen klar definierte Aufgaben, nutzen freigegebenes Unternehmenswissen und automatisieren Routine – kontrolliert, nachvollziehbar und innerhalb festgelegter Befugnisse.
Administrative Prozesse sind häufig stärker verteilt, als sie auf den ersten Blick erscheinen
Informationen erreichen Unternehmen über unterschiedliche Kanäle und Systeme. E-Mails müssen bewertet, Aufgaben erfasst, Zuständigkeiten geklärt und offene Vorgänge nachverfolgt werden.
Viele dieser Arbeitsschritte sind für sich genommen überschaubar. In ihrer Summe verursachen sie jedoch wiederkehrenden manuellen Aufwand und erhöhen die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden.
Informationsbewertung
Eingehende Nachrichten und Anfragen müssen regelmäßig gesichtet, eingeordnet und priorisiert werden
Aufgabenerfassung
Relevante Informationen werden häufig manuell in Aufgaben, Notizen oder weitere Systeme übertragen.
Periodisierung
Dringlichkeit, Zuständigkeit und nächste Schritte werden oftmals individuell bewertet.
Nachverfolgung
Informationen zu offenen Vorgängen verteilen sich häufig auf E-Mail, Teams und weitere Anwendungen.
STRUKTURIERTE PROZESSUNTERSTÜTZUNG
KI-Mitarbeiter unterstützen
bei administrativen Abläufen.
KI-Mitarbeiter werden für klar definierte Aufgabenbereiche konfiguriert und in bestehende Geschäftsprozesse integriert. Sie können Informationen analysieren, Aufgaben ableiten und weitere Arbeitsschritte unter Nutzung freigegebener Unternehmensdaten vorbereiten.
Berechtigungen, Freigaben und Automatisierungsgrenzen werden pro Prozess festgelegt und können an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.
BEISPIELHAFTER ABLAUF
Kontrollierte Automatisierung
Nicht jeder Schritt muss autonom ausgeführt werden. Freigabe, Berechtigungen und Eskalationswege
werden für den jeweiligen Prozess definiert und können jederzeit angepasst werden.
E-Mail-Verarbeitung
BEISPIEL EINES SPEZIALISIERTEN KI-MITARBEITERS
Donna unterstützt bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Donna ist der Business Agent von Modal AI. Sie wird für klar definierte Aufgabenbereiche konfiguriert und in die bestehende Arbeitsumgebung des Unternehmens eingebunden.
Administrative Prozessunterstützung
ROLLE
TYPISCHE AUFGABEN
- E.Mails analysieren und priorisieren
- E-Mails kategorisieren
- Aufgaben erkennen und strukturieren
- Aufgaben priorisieren und nachverfolgen
- Unternehmenswissen recherchieren
- Antwortentwürfe vorbereiten
- Freigaben koordinieren
- Arbeitsübersicht erstellen
Donna
Assistenz der Geschäftsführung
Automatisierungsgrad und Berechtigungen werden je Prozess definiert.
Definierter Aufgabenbereich
Freigegebene Informationsquellen
Festgelegte Berechtigungen
Kontrollierte Freigaben
Antwortvorbereitung
Aufgabenmanagement
Ablage und Struktur
Was Donna übernimmt
Automatisierung mit klar definierten Berechtigungen und Freigaben.
Nicht jeder Prozessschritt muss autonom ausgeführt werden. Für jeden Aufgabenbereich können Berechtigungen, Freigabengrenzen und Eskalationswege festgelegt werden.
Informationsarbeit
Regelgebundene Ausführung
Folgenreiche Aktionen
ANALYSIEREN & PRIORISIEREN
FREIGEGEBENE ROUTINE
FREIGABE ERFORDERLICH
E-Mails, Aufgaben und Informationen werden nach definierten Kriterien bewertet.
Definierte Routinehandlungen können innerhalb festgelegter Regeln ausgeführt werden.
Externe Kommunikation oder definierte Aktionen werden erst nach Freigabe ausgeführt.
Kontrolle bleibt beim Unternehmen.
BEISPIEL: DONNA
Berechtigungen
Donna erhaält nur Zugriff auf zuvor festgelegte Ressourcen und Funktionen.
Bestimmte Aktionen werden erst nach einer expliziten Bestätigung ausgeführt.
Freigabe
Eskalation
Unklare oder risikobehaftete Vorgänge können an Mitarbeitende übergeben werden.
GRUNDSATZ
Routine kann automatisiert werden. Verantwortung und Entscheidungsbefugnisse bleiben klar definiert.
Module & Erweiterungen
Donna wächst mit Ihren Prozessen - Modular, kontrolliert und auf bestehende Systeme abgestimmt. Core-Funktionen sind Bestandteil der KI-Mitarbeiter. Erweiterungen werden gezielt ergänzt.
E-Mail & Aufgaben
Priorisieren, sortieren, Aufgaben
erkennen und Antwortentwürfe
vorbereiten.
Teams & Wissen
MS Teams als Arbeitsoberfläche und kontrollierter Zugriff auf freigegebene SharePoint-Wissensbereiche.
Terminplanung
Kalenderzugriff, Terminfindung, Vorschläge und definierte Buchungsworkflows.
Dateiablage
Anhänge und Dateien klassifizieren, benennen und in freigegebene Strukturen ablegen.
Telefon & Voice
Eigene Telefonnummer und Sprachdialog mit separater Authentifizierung und klaren Aktionsrechten.
Avatar & Video
Visuelle Agentenpräsentation für Video- oder Avatar-Interaktion - eindeutig als KI-System gekennzeichnet.
COSTUM
Individuelle Integrationen
CRM, ERP, proprietäre APIs oder Legacy-
Systeme nach Solution Assessment und separater technischer Umsetzung.
SO ARBEITET EIN MODAL AI - AGENT
Klare Abläufe. Klare Grenzen.
Vom Eingang bis zur dokumentierten Aktion - innerhalb definierter Regeln und Berechtigungen.
01
Wissen
Unsere Agenten integrieren tiefgehendes Unternehmenswissen direkt in Ihre digitale Arbeitsumgebung.
02
Ereignis
Präzise Erkennung von neuen Aufgaben und Ereignissen in E-Mail, Teams oder SharePoint.
03
Analyse
Automatisierte Strukturierung und Kategorisierung der erhaltenen Informationen.
04
Regeln
Präzise Regeln und Berechtigungen definieren, wer welche Aufgaben übernimmt.
05
Freigabe
Automatisierte Freigabeprozesse und Nachverfolgbarkeit für alle Aktionen.
06
Aktion
Automatisierte Ausführung von Aufgaben und Dokumentation aller Schritte.
Human-in-the-loop dort, wo Konsequenzen entstehen.
Externe oder folgenreiche Handlungen werden nur innerhalb der definierten Freigaberegeln ausgeführt
INTEGRATION STATT SYSTEMWECHSEL
Arbeitet dort, wo Ihr Team bereits arbeitet.
Standardanbindungen für Microsoft 365 - weitere Systeme gezielt ergänzbar.
Outlook / Exchange
Microsoft Teams
Microsoft Graph
SharePoint
A
Informationsarbeit
AUTONOM
Lesen
analysieren
priorisieren
Autonomie endet dort, wo Verantwortung beginnt.
Donna arbeitet innerhalb definierter Rollen, Ressourcen, Regeln und Freigabegrenzen.
B
Administrative Routine
REGELBASIERT
Tasks
Sortierung
interne Routinen
C
Folgenreiche Handlung
FREIGABE NÖTIG
Externe Kommunikation
relevante Änderungen
D
Verbotene Handlung
NICHT ZULÄSSIG
Zahlungen
Verträge
Personalentscheidungen
Unsicherheit reduziert Autonomie.
Bei unklarer Lage wird die sichere Aktionsklasse gewählt oder die Ausführung gestoppt.
KONTROLLE & GOVERNANCE
FÜR WEN MODAL AI GEEIGNET IST
Besonders sinnvoll, wenn Administration zum Engpass wird.
Fokus auf Microsoft 365 basierte Unternehmen mit wiederkehrenden Büroprozessen.
10 - 50 Mitarbeitende
Unternehmen mit klaren Verantwortlichkeiten.
Hoher Verwaltungsanteil
Viele E-Mails, Aufgaben, Rückfragen und wiederkehrende Abläufe
Microsoft 365
Outlook, Teams und Sharepoint sind zentrale Arbeitswerkzeuge.
Wissensarbeit
Büro-, Dienstleistung- und wissensbasierte Unternehmen.
EINFÜHRUNG
Vom Prozess zum produktiven KI-Mitarbeiter.
Schrittweise Einführung statt Big-Bang Projekt.
Zeitfresser auswählen
01
Analyse
Rollen und Grenzen
02
Scope
Adapter und Wissen
03
Einrichtung
Begrenzt starte
04
Pilot
Nachschärfen
05
Optimierung
Kontrolliert erweitern
06
Betrieb
KONKRETER NUTZEN
Weniger Verwaltungsaufwand. Mehr Übersicht.
Der Nutzen entsteht durch verlässlichere Abläufe - nicht durch unrealistische Automatisierungsversprechen.
Informationsarbeit
Weniger manuelle Sichtung und Übertragung wiederkehrender Informationen.
Nichts liegen lassen
Wichtige Vorgänge, Aufgaben, Fristen und Freigaben bleiben sichtbar.
Konsistenter arbeiten
Definierte Regeln sorgen für nachvollziehbare Periodisierung und Ablage.
Mitarbeitende entlasten
Routinearbeit wird vorbereitet oder Innerhalb klarer Grenzen übernommen.
HÄUFIGE FRAGEN
Was Unternehmen vor dem Einstieg wissen wollen.
Klare Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Einsatz, Kontrolle und Integration.
Welche Daten werden bei der Nutzung von Modal AI gespeichert?
Wir speichern ausschließlich die Daten, die Sie uns für die Konfiguration und den Betrieb Ihrer spezialisierten KI-Mitarbeiter bereitstellen. Ihre Unternehmenswissen und Geschäftsprozesse werden in einer sicheren, verschlüsselten Umgebung gespeichert und nur für den vorgesehenen Zweck verwendet.
Wie wird die Kontrolle und Governance über die KI-Mitarbeiter gewährleistet?
Wir implementieren strenge Governance-Regeln, die Rollen, Berechtigungen und Freigabegrenzen klar definieren. Jede Aktion ist auditierbar und nachvollziehbar, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, wer was wann getan hat.
Ersetzen KI-Mitarbeiter menschliche Mitarbeiter?
Nein. Unser Ziel ist es, administrative Routinetätigkeiten zu entlasten, damit Ihr Team sich auf strategische Aufgaben konzentrieren kann. Die KI-Mitarbeiter sind Werkzeuge für mehr Effizienz, nicht Ersatz für menschliche Expertise.
Welcher Prozess kostet Ihr Team heute unnötig Zeit?
Wir prüfen gemeinsam, wo ein spezialisierter KI-itarbeiter sinnvoll entlasten kann - und wo nicht.